Vergaben

Seit dem 21. Juli 2025 gelten zwei neue Vorlagen für die Vergabevermerke. Es wird unterschieden zwischen:

1. Vereinsmitteln
2. Fördermitteln (z.B. Bundesförderprogramme, EU-Mittel, Stiftungen etc.).

Beide Vorlagen mit der Nummer 12 (Stand: 21. Juli 2025) findet ihr auf G:

\servernnlGS_Geschäftsstelle5_Vorlagen für ALLEFinanzen

Nachfolgend zusammengefasst alle Neuerungen auf einen Blick:

Vereinsmittel

• Ein Vergabevermerk ist fortan erst ab 3.000,- € netto notwendig (statt wie bisher ab 500,- € netto!).
• Ab 3.000,- € netto sind drei formlose Angebote einzuholen (z.B. telefonisch oder als Screenshots – die Angebote müssen nicht beigefügt werden, aber in eurer internen Dokumentation aufbewahrt werden).
• Ab 5.000,- € netto sind drei schriftliche Angebote einzuholen (statt wie bisher ab 2.000,- € netto).

Fördermittel (Nicht-Vereinsmittel)

• Ein Vergabevermerk für Förderprojekte ist ab 1.000,- € netto immer zu erstellen.
• Einzutragen sind darin die Grenzwerte des Bewilligungsbescheids/der AnBest (für Direktbeauftragungen, formlose Angebotseinholungen, schriftliche Angebotseinholungen sowie öffentliche Vergaben o.ä.) mit Gültigkeitszeitraum.
• Dies ist eine Riesen-Erleichterung, da teilweise Direktaufträge bis 15.000,- € netto möglich sind und dann keine Vergleichsangebote erforderlich sind, sondern nur der Vergabevermerk!

Beauftragungen ohne Vergabevermerk

Bei Beauftragungen, für die kein Vergabevermerk erforderlich ist, benötigen wir wie gehabt:

• Rechnung
• Angebot
• Auftragsbestätigung (entweder per E-Mail oder handschriftlich auf der Rechnung vermerken: „beauftragt am [Datum] [Unterschrift]“)
• Sollte der Rechnungsinhalt zu „kryptisch“ sein (z.B. Dixie-Klos oder unverständliche Technik-Kürzel), dann vermerkt bitte handschriftlich eine kurze Erklärung, z.B. „SD-Karten für Kameras im KI-Projekt“ oder „Toiletten für Unternehmenseinsatz am [Datum]“.

Direktaufträge

Direktaufträge jenseits der Grenzwerte sind vergaberechtlich kaum begründbar/haltbar, d.h. dass ein Auftragnehmer direkt und ohne Vergleichsangebote beauftragt wird.

• Direktaufträge über 3.000,- € netto an Auftragnehmer (bspw. Grafiker wie Egon, Kavallerie oder Druckereien u.a.) sind aus Gründen der „Beständigkeit“ oder „Tradition“ nicht zulässig. Es sind regelmäßig Vergleichsangebote einzuholen oder Rahmenverträge zu schließen.
• Wenn ein Preisvergleich kürzlich durchgeführt wurde, gibt es die Option „Preisvergleich über die gewünschte Leistung/Lieferung ist erst kürzlich durchgeführt worden“. Dann notiert bitte auf dem Vergabevermerk, wo der betreffende Preisvergleich zu finden ist (siehe auch Vergabevermerk zur Rechnung: RE-…).
• Sofern doch ein Direktauftrag erfolgt, ist eine ausführliche und stichhaltige Begründung in Rücksprache mit der Geschäftsführung erforderlich.

Letzte Hinweise

• Es gibt auch eine Planner-Checkliste in Teams, welche Unterlagen es für die Dokumentation einer Vergabe braucht:  Vergabeunterlagen