Generell muss bei Ausgaben, zum Beispiel Versand, IMMER die Kostenstelle stehen. Die Kostenstelle muss sehr gründlich zugeordnet und überprüft werden, damit es keine Probleme bei der Abrechnung gibt.
Zu der Kostenstelle gehört eine Unterschrift. Wenn der Wert weniger als 500 € beträgt, kannst du selbst unterschreiben. Ansonsten muss die zuständige Projektleitung unterschreiben. Wenn diese nicht da ist, muss die stellvertretende Geschäftsleitung (Neele) unterschreiben.
Außerdem soll der Verwendungszweck vermerkt werden.
Pflichtbestandteile einer Rechnung:
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Leistungs- oder Lieferungszeitpunkt, der Kalendermonat reicht.
- der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
- die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
- Angabe der Steuernummer
Vertragsbegleitblatt („Vbb“)
(Dienstanweisung Stand: 2020)
Auf Wunsch der Kassenprüfer von Nov. 2020 soll nun für eine verbesserte Dokumentation der Vertragsleistungen ein Vertragsbegleitblatt zu jedem Vertrag geführt werden.
Die „Vertragsbegleitblatt_Vorlage“ ist auf dem Server hier zu finden: G:\GS_Geschäftsstelle\5_Vorlagen für ALLE\Finanzen\Verträge_NNLe.V
Mit Hilfe dieser Vorlage sollen Abnahmen von Vertragsleistungen und Teilzahlungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei jeder Teilauszahlungen oder Teilabnahme zu einem bestehenden Vertrag, wird das Vbb aktualisiert und fortgeschrieben. Jeder Vertrag wird dazu mit einer eindeutigen Nr. vom Sekretariat versehen und mit einem Vbb ausgestattet. Der Ordner mit allen Vbb, Original-Verträgen und dem Vergabevermerk steht im Sekretariat und ist hier von euch bei jeder Teilzahlung und Abnahme von Vertragsleistungen zu aktualisieren, so dass die Buchhaltung zu jeder Zeit auf einem Blatt eine Gesamtübersicht hat.
Bitte nutzt für alle neu zu schließenden Verträge das Vbb und sprecht Renate im Vorfeld bei Fragen gerne an. Alte Verträge müssen wir nach und nach mit einem Vbb ausstatten.
(Die komplette Dienstanweisung findest du unter: G:\GS_Geschäftsstelle\2_Mitarbeiter_innen\3_Dienstanweisungen)