Für die Kommunikation aus den Bereichen und Projekten sind die Mitarbeitenden zuständig. Es ist daher erforderlich, dass jede*r seine Pressemitteilung eigenständig erstellt. Der Versand erfolgt zentral über die Team@- und Info@-Adresse.
Folgendes ist bei der Vorbereitung und Bereitstellung für den Versand zu berücksichtigen:
1. Erstellung und Abstimmung
Jede Pressemitteilung ist von der betreffenden Person selbst zu verfassen und ggf. mit Kolleg*innen oder dem VDN e. V. (i. d. R. Nicole Isermann oder Ulrich Köster) oder dem Mittelgebern und anderen Projektpartnern abzustimmen.
Jede Pressemitteilung sollte mindestens ein Bild enthalten. Es sind eine Bildunterschrift und der/die Bildautor*n mit anzugeben.
2. Formatvorlage nutzen
Zur Einheitlichkeit und besseren Lesbarkeit verwendet bitte die Formatvorlage für Pressemitteilungen:
G:GS_Geschäftsstelle5_Vorlagen für ALLEGeschäftsausstattung ab 2023
3. Veröffentlichung auf der Webseite
Nach Fertigstellung ist die Pressemitteilung auf der Webseite unter „Aktuelles“ zu veröffentlichen.
Dies macht ihr wie folgt:
- anmelden im Dashboard der Webseite https://nationale-naturlandschaften.de/wp-admin/
(Jede*r von uns hat mit seinen Zugangsdaten Zugriff darauf) - klick auf „Beiträge“ ⇒ „Neuen Beitrag erstellen“ auswählen
- Überschrift und Text einfügen
- im rechten Seitenbereich auswählen: Kategorie, ggf. Schlagworte
- ganz wichtig, ein Beitragsbild ist hochzuladen (ebenfalls rechter Seitenbereich)
- entweder aus Mediathek oder vom Laufwerk
- Bildbeschriftung ergänzen
- unter „Inhaber“ Bildautor*in benennen
- dem Bild einen Ordner zuweisen z. B. „Pressemitteilungen“
- alle Angaben für das Bild übernehmen
- Veröffentlichen des Beitrags ODER Veröffentlichung planen.
4. Vorbereitung einer E-Mail für den Versand
Der Versand der Pressemitteilung erfolgt zum einen über die „Team@-Adresse“ an die Mitglieder und zum anderen über die „Info@-Adresse“ an den Presseverteiler.
Stephanie Schubert übernimmt den Versand, in Abwesenheit bitte an Renate Biegert wenden.
So bereitet ihr die E-Mail vor:
- Informiert Stephanie/Renate gerne vorab über den geplanten Versandtermin (bessere Planbarkeit).
- Verfasst eine kurze Begleit-E-Mail mit einem Link zur Veröffentlichung auf der Webseite.
- Fügt den Text der Pressemitteilung direkt unter dem Einführungstext ein.
- Hängt die PM als PDF sowie die Bilder an.
Nach dem Versand wird die E-Mail an die Geschäftsstellenmitarbeiter*innen weitergeleitet, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Beispiel für Einführungstext:
Liebe Mitglieder,
liebe Kolleginnen und Kollegen,
im Anhang finden Sie die Pressemitteilung „XYZ“, mit Bitte um Veröffentlichung über Ihre Kommunikationskanäle und Weiterleitung an Mitarbeitende und Kolleg*innen.
Die Pressemitteilung ist auch auf unserer Website unter „Aktuelles“ abrufbar: https://nationale-naturlandschaften.de/aktuelles/2024/XYZ Doppelsendungen bitten wir zu entschuldigen.
Herzliche Grüße …