In Organisationen, in denen Haupt- und Ehrenamtliche zusammenarbeiten, können Probleme und Konflikte zwischen den Mitarbeitenden auftreten. Gründe können sein: Haupt- und Ehrenamtliche haben unterschiedliche Motivationen zu arbeiten und damit unterschiedliche Arbeitsweisen oder es bestehen ungleiche Vorstellungen über Rechte und Pflichten der Mitarbeitenden. Konflikte entstehen auch, weil Hauptamtliche befürchten, dass ihnen Freiwillige attraktive Aufgaben „wegnehmen“, dass sie durch sie ersetzt oder in ihrer Arbeit aufgehalten werden.
Im Freiwilligenprogramm liegt es in der Verantwortung der Schutzgebietsleitung und ggf. der zuständigen Abteilungsleitung sowie der Freiwilligenkoordinator*innen, hauptamtlich Beschäftigte, die dem Einsatz von Ehrenamtlichen kritisch gegenüberstehen, zu einer konstruktiven Zusammenarbeit mit Freiwilligen zu bewegen. Grundsätzlich ist es sinnvoll, durch interne Informationsarbeit das Ziel und die Maßnahmen des Freiwilligenprogramms nachvollziehbar darzustellen und hauptamtliches Personal weitest möglich in die Projektplanung und -umsetzung einzubinden.
Die häufigsten Argumente von Hauptamtlichen gegen eine Zusammenarbeit mit Freiwilligen und geeignete Möglichkeiten, mit den Vorbehalten umzugehen, sind:
Argument
Freiwillige beanspruchen zu viel Zeit der Hauptamtlichen; sie sind eine zusätzliche Belastung statt eine Unterstützung
Wie damit umgehen?
- anerkennen, dass Freiwillige tatsächlich die Zeit Hauptamtlicher in Anspruch nehmen, v.a. zu Beginn ihres Engagements
- auf Erfahrungen verweisen: Expert*innen vertreten die Einschätzung, dass nach der Einarbeitung von Freiwilligen Hauptamtliche nur 1 Stunde investieren müssen, damit sich Freiwillige mindestens 10-15 Stunden engagieren
- Beispiele von „Spezialisten-Freiwilligen“ aufführen, deren Tätigkeiten Hauptamtliche nie ausführen könnten, egal wie viel Zeit sie investieren würden
- Aufwand-Nutzen-Relation verbessern:
- Freiwillige v.a. für Tätigkeiten suchen, die einen relativ geringen Betreuungsaufwand für Hauptamtliche mit sich bringen, anstatt erhebliche Zusatzarbeit zu verursachen
- Freiwillige mit Tätigkeiten betrauen, für die sie bereits Kompetenzen und Motivation mitbringen und die sie weitestgehend selbständig ausführen können
- Freiwillige umfassend in ihre Tätigkeit einführen – dabei gilt: in eine gründliche Einarbeitung investierte Zeit spart später Zeit, um unnötige Missverständnisse zu beheben
- mehrere Freiwillige gemeinsam einarbeiten (wenn organisatorisch möglich)
- Freiwilligennetzwerke und Freiwilligen-Unterstützungsstrukturen aufbauen: Freiwillige können sich häufig gegenseitig unterstützen und informieren, anstatt dass sich ein*e Hauptamtliche*r damit beschäftigen muss, z.B. in Form eines Mentoren- Systems (erfahrene + neue Freiwillige)
- evtl. von Freiwilligen trennen; häufig brauchen nur einzelne Freiwillige zeitintensive Betreuung; wenn ein*e Freiwillige*r darauf besteht, viel Arbeitszeit Hauptamtlicher in Anspruch zu nehmen und dieses Problem mit anderen Freiwilligen nicht auftritt: von Freiwilligem trennen, ihn mit anderen Tätigkeiten betrauen oder ihn von anderem Hauptamtlichen betreuen lassen, wenn die Schwierigkeiten in der bestehenden Kombination Betreuer*in – Freiwillige liegen und in der neuen Betreuungskonstellation vermutlich nicht auftreten werden
Argument
Man kann Freiwilligen nicht vorschreiben, was sie tun sollen und man wird Freiwillige nicht wieder los, auch wenn sie ihre Tätigkeit nicht ausführen können oder wollen
Wie damit umgehen?
- skeptischen Personen versichern, dass Freiwillige „entlassen“ werden können
- präventive Maßnahmen umsetzen, die die Anzahl evtl. erforderlicher „Entlassungen“ reduzieren:
- potentielle Freiwillige gezielt werben/ansprechen, sorgfältig auswählen und Tätigkeiten zuweisen/sie “einpassen“, nicht nach der Maßgabe „möglichst viele“
- vorhandene Regelungen zur „Entlassung“ von Freiwilligen im Rahmen der Erstinformation, Einarbeitung und Betreuung von Freiwilligen erläutern
- Information und Einarbeitung/“Schnupperphasen“ von Freiwilligen realistisch durchführen, damit Freiwillige (von denen man sich möglicherweise später trennen müsste) selber frühzeitig erkennen, dass eine Tätigkeit für sie nicht geeignet ist
- Probezeit vereinbaren
- Freiwilligen regelmäßig Feedback geben: dies motiviert nicht nur zu weiterem Engagement (positives Feedback), sondern gibt Freiwilligen die Chance zur gewünschten Verhaltensänderung (negatives Feedback)
- klare Richtlinien und Vorgehensweisen für den Fall „Entlassung“ entwickeln:
- „Entlassung“ nach Möglichkeit im Konsens mit zuständigem Gremium (z.B. „AG Freiwillige“, in der möglichst auch Vertreter*innen der Freiwilligen mitarbeiten) beschließen
- Gespräch mit betreffenden Freiwilligen führen; nach Möglichkeit andere Tätigkeit vorschlagen (wenn Freiwillige*r diese ablehnt, ist die Trennung SEINE bzw. IHRE Entscheidung)
- an andere, passendere Organisation vermitteln
- Freiwilligen Gelegenheit bieten, Feedback zu geben
Argument
Freiwillige sind eine Gefahr für den vertraulichen Umgang mit internen Informationen
Wie damit umgehen?
- deutlich machen, dass der Umgang mit vertraulichen Informationen in sehr vielen (haupt- und ehrenamtlichen Tätigkeiten) „normal“ ist und die meisten Personen dies gewohnt sind
- zusätzlich sicherstellen, dass Freiwillige im Rahmen der Einarbeitung und Betreuung im Umgang mit vertraulichen Daten geschult werden
- prüfen, ob als vertraulich angenommene Daten in Wirklichkeit nicht öffentlich zugängliche Daten sind
- Freiwilligen nur den Zugang zu vertraulichen Informationen ermöglichen, die für ihre Tätigkeit absolut notwendig sind
- skeptischen Personen deutlich machen, dass u.U. auch Freiwillige vertrauliche Informationen während ihrer Tätigkeit sammeln, wobei gewünscht ist, dass sie diese vertrauensvoll an Hauptamtliche weitergeben
Argument
Freiwillige nehmen Hauptamtlichen die Arbeitsplätze weg und/oder werden als Argument missbraucht, um Budgetkürzungen für Hauptamtliche zu rechtfertigen
Wie damit umgehen?
- Fragen an Entscheidungsträger*innen:
- Ist es legal, mit den jeweiligen Tätigkeiten verbundene Pflichten, Verantwortung etc. auf Freiwillige zu übertragen?
- Wäre die Unterstützung und Betreuung von Freiwilligen ohne genügend Hauptamtliche angemessen leistbar?
- Die Motivation von Freiwilligen und die Effektivität ihrer Tätigkeit sind abhängig von einer guten Betreuung und Unterstützung; Hauptamtliche können nicht beliebig viele Freiwillige betreuen; erfahrungsgemäß steigt bzw. sinkt die Anzahl von Freiwilligen in einer Organisation proportional mit der Anzahl der Hauptamtlichen.
- Befürworter*innen der Budgetkürzungen von Hauptamtlichen dazu auffordern, klar zu sagen, dass sie gewillt sind, Qualität und Intensität der Arbeit zu „opfern“; verdeutlichen, dass die Erwartungen an Freiwillige zu hoch sind, wenn sie Hauptamtliche ersetzen sollen
- skeptischen Personen darstellen, dass zufriedene Freiwillige Multiplikatoren- und Fürsprecherfunktionen für die Schutzgebietsziele und für die betreuenden Hauptamtlichen übernehmen (Freiwillige engagieren sich, weil sie die Ziele einer Organisation unterstützen und nicht, weil sie die Organisation und ihre Hauptamtlichen schwächen wollen)
Argument
Freiwillige wollen nur attraktive Tätigkeiten ausführen, für die Hauptamtlichen bleiben die langweiligen Aufgaben
Wie damit umgehen?
- skeptische Personen auffordern, selber Einsatzstellenbeschreibungen für Freiwillige zu formulieren und ihnen damit ihre „Gestaltungsmacht“ verdeutlichen hinsichtlich…
- der Möglichkeit, Aufgaben für sich zu „reservieren“
- der Entscheidung, welche attraktiven Tätigkeiten im Teamwork (Haupt und Ehrenamtliche) ausgeführt werden können
- skeptische Personen darauf hinweisen, dass sie für ihre Arbeit bezahlt werden
- auf Erfahrungen verweisen, dass Freiwillige häufig auch „langweilige“ Aufgaben übernehmen wollen (Betreuung wenig besuchter Infohäuser, Dateneingabe, Eintüten von Briefen u.A.), wenn dies eine zeitlich begrenzte Aufgabe ist und sie auf andere Weise attraktiv ist, z.B. durch Arbeit im netten Team, offizielle Würdigung der Tätigkeit etc.
(nach: Scheier 1996)