Fällt der Zweck weg, sind die Daten zu löschen. Wenn eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Zweck Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen. Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papier- als auch in digitalisierter Form. Allerdings sollte dies nicht unmittelbar nach der Absage erfolgen.
Die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen liegt bei max. 6 Monaten.
Sofern einem/einer Bewerber*in abgesagt wird, müssen die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der Absage vollständig datenschutzkonform vernichtet werden. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen. Die 6 Monate auszuschöpfen ist allerdings sinnvoll, da ein*e abgelehnte*r Bewerber*in klagen könnte.
Alle Unterlagen der Bewerbung sind überall fristgerecht zu löschen.
Ist die Frist abgelaufen, sind alle Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf oder Zeugniskopien, die mit der Bewerbung zu tun haben, unkenntlich zu machen bzw. zu vernichten. Dazu gehören auch Notizen aus dem Bewerbergespräch oder Probearbeiten. Wurden Bewerbungen im Unternehmen per E-Mail rumgeschickt, müssen alle Personen, die sie bekommen haben, die E-Mails mit den Bewerbungsunterlagen fristgerecht löschen.
Die Unterlagen von Bewerber*innenn, die bei uns eingestellt werden, bitte an Renate oder Jan weiterleiten zur Speicherung in den Personalakten.